Cho Thuê Phòng Hội Thảo, Talk Show, Training, Đào Tạo,...

Tìm phòng đào tạo lý tưởng từng là nỗi vất vả của người đào tạo

Là một doanh nghiệp trong lĩnh vực huấn luyện, đào tạo và tư vấn chuyên nghiệp, True Success hiểu tầm quan trọng về cơ sở vật chất của một phòng đào tạo lý tưởng. Chúng tôi đã từng có một khoảng thời gian rất khó khăn trong việc phải đi tìm những phòng đào tạo đảm bảo đầy đủ các yếu tố chất lượng, cho đến khi phải quyết định tự set up phòng đào tạo cho mình.

Khi lên lớp huấn luyện, bên cạnh kiến thức, kỹ năng đào tạo, người đào tạo rất cần cảm hứng, nhưng khi bắt đầu buổi học, chỉ cần trục trặc, đấu nối không được tín hiệu, âm thanh, máy chiếu hay bất kỳ vấn đề gì xảy ra đều có thể làm cho người đào tạo lúng túng. Điều này khiến cho năng lượng, cảm hứng có thể bị ảnh hưởng lớn. Cũng vì đó mà buổi đào tạo không thành công như mong muốn được.

Khi tổ chức các lớp học tại Hà Nội hay Sài Gòn, bản thân chuyên gia Harry Trịnh và team True Success phải mất rất nhiều thời gian để đi tìm các phòng học phù hợp. Đây là một hành trình có thể nói là đầy gian nan, đồng thời chuyên gia và ekip cũng phải dành thời gian ít nhất một buổi để cùng nhân viên khách sạn set up phòng đào tạo và kiểm tra chất lượng từng thiết bị phục vụ cho quá trình đào tạo. Quả là tốn thời gian và công sức! Bởi ngay cả ở những khách sạn 4-5 sao, chủ yếu các phòng đều được tiết kế theo tiêu chuẩn dành cho hội thảo, hội nghị, tiệc, đám cưới… chứ không phải dành riêng cho mục đích đào tạo, huấn luyện.

Một số kinh nghiệm set up phòng đào tạo

True Success xin chia sẻ một số kinh nghiệm set up phòng đào tạo để các bạn cùng nghề, các bạn làm giảng viên nội bộ tham khảo thêm:

Địa điểm: Nên ở khu vực thuận tiện đi lại, dễ tìm, có chỗ gửi xe, đại điểm ăn uống; hạn chế khu vực cấm đường, cấm xe taxi vì phần nhiều học viên đi taxi. Ngoài ra phòng đào tạo phải nằm trong một bối cảnh tổng thể đẹp, sống động, lịch sự.

Diện tích: Phòng đào tạo nên có diện tích phù hợp, không lớn quá (gây lãng phí, mất tập trung), không chật quá (gây khó chịu, khó xoay sở, vận động). Thông thường mỗi học viên tương đương 2-3m2.
Nội thất: Phòng nên có cách âm tốt, tường bằng gỗ, thạch cao, tường gạch (hạn chế tường kính vì mức độ dội âm thanh gây chói tai), phòng nên trải thảm loại tốt để vừa sang trọng vừa hấp thụ âm thanh tốt. Bàn ghế dễ di chuyển, có thể tạo hình đa năng, ghế nên có đệm, ngồi thoải mái.
Máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, điều hòa:- Máy chiếu: Nên dùng máy chiếu mà không phải màn hình led (vì không gây chói mắt và giảng viên không bị nóng khi đứng trên bục giảng), máy chiếu yêu cầu phải sắc nét.

Âm thanh: Âm thanh, mic là một yêu cầu rất quan trọng với tôi, khác với hội thảo, loa và mic cho đào tạo phải trung thực, đẩy được giọng giảng viên, tạo được âm nhạc sống động để tạo không khí và truyền cảm xúc cho học viên.
Ánh sáng trong đào tạo cũng rất quan trọng, nên có ánh sáng vàng lẫn sáng trắng, ánh sáng hài hòa, tạo cảm giá dễ chịu cho mọi người. Nên có ánh sáng hắt tường, hắt lên một số bức tranh hoặc câu nói truyền cảm hứng cho học tập. Ánh sáng có thể điều chỉnh sáng tối, ấm lạnh phù hợp với từng bối cảnh đào tạo.
Điều hòa: Phải đủ lạnh đảm bảo nhiệt độ trong phòng luôn khoảng 23-24 độ C.

Các vật dụng khác:

Flip chart, giấy khổ lớn để viết, băng dính để dán giấy viết lên tường.
Bút viết giấy, bút màu
Bút trình chiếu
Đèn tinh dầu, nến thơm…
Webcam chất lượng cao, wifi, zoom chuyên nghiệp để sẵn sàng kết nối đào tạo offline – online đồng thời
Máy quay phim để sẵn sàng ghi hình
Thiết bị đấu nối vào máy tính cá nhân giảng viên

Có tea-break và người phục vụ
Chi phí hợp lý: Đối với đào tạo nội bộ diễn ra thường xuyên thì chi phí hợp lý là một điều rất quan trọng, lưu ý chi phí còn bao gồm cả nước uống, tea-break… (ở khách sạn 4-5 sao, chi phí này thường đắt hơn cả chi phí thuê phòng)
Kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng: Điều cuối cùng là, trước khi giảng, giảng viên cũng hoặc đội ngũ chuẩn bị phải set up phòng thật kỹ, chuẩn bị một số thiết bị dự phòng như giắc âm thanh kết nối máy tính với thiết bị đủ dài, bộ chuyển đổi cổng kết nối nếu dùng máy tính Apple Macbook hoặc tương tự…