Tiết kiệm thời gian với phương thức trao quyền

Trong doanh nghiệp, các cấp lãnh đạo, quản lý luôn rất bận rộn với những công việc cần lên chiến lược, quản lý nhân viên,.. Tiết kiệm thời gian là bài toán mà nhiều lãnh đạo quan tâm để làm hết các công việc cần giải quyết.

Phương thức trao quyền là gì?

Trao quyền là phương thức mà cấp trên cho phép cấp dưới của mình được quyền quyết định và hành động trong một phạm vi nhất định.

Hiểu đơn giản, là cấp trên sẽ giao lại việc và một phần quyền hạn của mình cho cấp dưới để họ chủ động trong công việc hoặc chứng tỏ thực lực của mình.

Tại sao nói phương thức trao quyền sẽ tiết kiệm thời gian?

Nếu một lãnh đạo, quản lý quá ôm đồm công việc, ngay cả những công việc mà không cần phải sử dụng đến quá nhiều năng lực hay kỹ năng của cấp lãnh đạo. Bởi thế, điều này gây ra một sự lãng phí rất lớn về nguồn lực, thời gian cho cấp quản lý hay lãnh đạo. Việc của lãnh đạo chỉ cần quan tâm đến những công việc mang tính vĩ mô hơn và quyết định đến tính sống còn của doanh nghiệp.

Nhiều nhà lãnh đạo không chịu giao quyền hạn cho nhân sự vì sợ họ không làm được việc, hoặc sợ giỏi hơn mình nên vì thế cứ ôm đồm tất cả về mình. Điều này không những không tốt mà còn khiến bản thân lãnh đạo sẽ bị quá tải, đồng thời doanh nghiệp, tổ chức sẽ phát triển rất chậm vì cấp dưới không được quen dần với việc quan trọng.

Trao quyền sẽ tiết kiệm một lượng lớn thời gian cho chính bản thân nhà lãnh đạo hay doanh nghiệp. Quản lý hay lãnh đạo sẽ tập trung vào những việc lớn hơn. Đồng thời, thời gian phát triển của doanh nghiệp cũng từ đó mà được rút ngắn vì nhân sự cảm thấy được tin tưởng, sẽ cố gắng nhiều hơn và chủ động trong công việc. 

Trao quyền không đúng cách có thể lãng phí thời gian

Nhân sự áp lực do trách nhiệm quá lớn

Việc lựa chọn người để trao quyền vô cùng quan trọng. Nếu một người được trao quyền mà chưa sẵn sàng hay chưa đủ độ chín để tiếp nhận được công việc dễ khiến nhân sự rơi vào trạng thái căng thẳng, lo lắng, quá áp lực. Việc chịu trách nhiệm quá lớn này có thể khiến họ giải quyết vấn đề trở nên sai sót và không đạt hiệu quả.

Đồng thời, chính người quản lý cũng sẽ tốn thời gian của mình để sửa chữa những lỗi sai của nhân sự. 

Đùn đẩy trách nhiệm cho nhân sự

Trao quyền cho nhân sự không phải việc bạn để họ toàn quyền quyết định rồi khi sai sót thì họ tự chịu toàn bộ mọi trách nhiệm. Điều đó sẽ không giúp bạn tiết kiệm thời gian, ngược lại còn đẩy bạn vào việc tốn thời gian sửa chữa những lỗi lầm hay vấn đề mà nhân sự bạn trao quyền gây ra.

Quá quan tâm đến quản lý vi mô

Quản lý vi mô là quản lý công việc ở phạm vi quá nhỏ. Điều đó vừa không thực sự tạo cảm giác thoải mái cho nhân sự vừa không cần thiết vừa không tiết kiệm thời gian cho cấp quản lý, lãnh đạo. 

Trao quyền như thế nào cho hiệu quả để tiết kiệm thời gian

• Xác định mục đích 

Mục đích trao quyền là cùng nhau phát triển. Cấp trên sẽ có thời gian cho những việc có ý nghĩa sống còn cho doanh nghiệp, về phía cấp dưới sẽ được sáng tạo, quyết định những công việc có phạm vi quyền hạn mới.

• Xác lập một khuôn khổ, phạm vi rõ ràng

Thiết lập một phạm vi, khuôn khổ nhất định để cấp dưới có quyền quyết định, chủ động công việc, đồng thời nằm trong tầm kiểm soát của lãnh đạo, quản lý. Điều này giúp giảm thiểu sai sót của cấp dưới nếu gây ra vấn đề nào đó, việc ít sai sót cũng giúp cấp trên tiết kiệm thời gian của mình.

• Ít quan tâm hơn đến quản lý vi mô

Lãnh đạo ít quan tâm hơn đến các vấn đề vi mô sẽ giúp nhân sự có được cảm giác tin tưởng, thoải mái, không quá kìm kẹp hay gò bó. Đây chính là lúc mà nhân sự sẽ được chủ động, sáng tạo để giải quyết các nhiệm vụ được giao.

• Cung cấp cho người được trao quyền các nguồn lực cần thiết

Bạn không thể nào bỏ ngỏ cho nhân sự làm nhiệm vụ được giao chỉ bằng một văn bản giao việc. Để giúp nhân sự tốt hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian của mình không phải giải đáp thường xuyên các câu hỏi, đôi khi có phần quá giản đơn. Vì vậy, cung cấp các nguồn lực cho nhân sự là điều thiết yếu:

Quy trình hướng dẫn

Các kinh nghiệm, bài học tích lũy được trước đó

Công cụ hoặc các phương tiện, thiết bị cần thiết.

• Trao niềm tin cho cấp dưới

Niềm tin vào năng lực của nhân sự khi giao cho họ nhiệm vụ, toàn quyền quyết định một vấn đề nào đó chính là cách thức nhanh nhất để họ trưởng thành. Đây còn là tiền đề để sau này bạn sẽ có một đội ngũ đầy ưu tú và xuất sắc.

Tinh thần trách nhiệm hay tính tự lập cũng sẽ được rèn luyện qua hành trình này, doanh nghiệp của bạn sẽ ngày một phát triển bằng chính sức mạnh của đội ngũ.

Lời kết

Mạnh dạn trao quyền để tiết kiệm thời gian chính là cách mà bất cứ nhà quản lý hay lãnh đạo cũng cần học và thực hành. Chỉ có như vậy, doanh nghiệp của bạn mới có thể phát triển nhanh chóng và quản lý có nhiều thời gian cho những việc quan trọng hơn.

Xem thêm: Thực hiện công thức 4 giây – 2 phút – 72 giờ và 21 ngày