Cho Thuê Phòng Hội Thảo, Talk Show, Training, Đào Tạo, Work Shop

Là một doanh nghiệp trong lĩnh vực huấn luyện, đào tạo và tư vấn chuyên nghiệp, True Success hiểu rõ tầm quan trọng của cơ sở vật chất trong một phòng đào tạo lý tưởng. Chúng tôi đã từng có một khoảng thời gian rất khó khăn trong việc tìm kiếm những phòng đào tạo đảm bảo đầy đủ các yếu tố chất lượng — cho đến khi phải quyết định tự set up phòng đào tạo cho mình.

Khi lên lớp huấn luyện, bên cạnh kiến thức và kỹ năng đào tạo, người đào tạo rất cần cảm hứng. Tuy nhiên, chỉ cần một trục trặc nhỏ như mất tín hiệu, lỗi âm thanh, máy chiếu hoặc bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào xảy ra cũng có thể khiến người đào tạo lúng túng, năng lượng và cảm hứng bị ảnh hưởng đáng kể. Và điều đó có thể khiến buổi đào tạo không đạt được hiệu quả như mong muốn.

Khi tổ chức các lớp học tại Hà Nội hay Sài Gòn, chuyên gia Harry Trịnh cùng đội ngũ True Success đã phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm các phòng học phù hợp. Đây là một hành trình có thể nói là đầy gian nan. Ekip thường phải dành ít nhất một buổi để cùng nhân viên khách sạn set up phòng đào tạo và kiểm tra chất lượng từng thiết bị phục vụ cho quá trình đào tạo, quả thật rất tốn thời gian và công sức! Bởi ngay cả tại những khách sạn 4–5 sao, phần lớn các phòng đều được thiết kế theo tiêu chuẩn hội thảo, hội nghị, tiệc, đám cưới… chứ không phải dành riêng cho mục đích đào tạo và huấn luyện chuyên nghiệp.

Một số kinh nghiệm set up phòng đào tạo

True Success xin chia sẻ một số kinh nghiệm set up phòng đào tạo để các bạn cùng nghề, các bạn làm giảng viên nội bộ tham khảo thêm:

1. Địa điểm: Nên ở khu vực thuận tiện đi lại, dễ tìm, có chỗ gửi xe, đại điểm ăn uống; hạn chế khu vực cấm đường, cấm xe taxi vì phần nhiều học viên đi taxi. Ngoài ra phòng đào tạo phải nằm trong một bối cảnh tổng thể đẹp, sống động, lịch sự.

2. Diện tích: Phòng đào tạo nên có diện tích phù hợp, không lớn quá (gây lãng phí, mất tập trung), không chật quá (gây khó chịu, khó xoay sở, vận động). Thông thường mỗi học viên tương đương 2-3m2.

3. Nội thất: Phòng nên có cách âm tốt, tường bằng gỗ, thạch cao, tường gạch (hạn chế tường kính vì mức độ dội âm thanh gây chói tai), phòng nên trải thảm loại tốt để vừa sang trọng vừa hấp thụ âm thanh tốt. Bàn ghế dễ di chuyển, có thể tạo hình đa năng, ghế nên có đệm, ngồi thoải mái.

4. Máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, điều hòa:

• Máy chiếu: Nên dùng máy chiếu mà không phải màn hình led (vì không gây chói mắt và giảng viên không bị nóng khi đứng trên bục giảng), máy chiếu yêu cầu phải sắc nét.

• Âm thanh: Âm thanh, mic là một yếu cầu rất quan trọng với tôi, khác với hội thảo, loa và mic cho đào tạo phải trung thực, đẩy được giọng giảng viên, tạo được âm nhạc sống động để tạo không khí và truyền cảm xúc cho học viên.

• Ánh sáng: Ánh sáng trong đào tạo cũng rất quan trọng, nên có ánh sáng vàng lẫn sáng trắng, ánh sáng hài hòa, tạo cảm giác dễ chịu cho mọi người. Nên có ánh sáng hắt tường, hắt lên một số bức tranh hoặc câu nói truyền cảm hứng cho học tập. Ánh sáng có thể điều chỉnh sáng tối, ấm lạnh phù hợp với từng bối cảnh đào tạo.

• Điều hòa: Phải đủ lạnh đảm bảo nhiệt độ trong phòng luôn khoảng 23-24 độ C.

5. Các vật dụng khác:

• Flip chart, giấy khổ lớn để viết, băng dính để dán giấy viết lên tường.

• Bút viết giấy, bút màu

• Bút trình chiếu

• Đèn tinh dầu, nến thơm…

• Webcam chất lượng cao, wifi, zoom chuyên nghiệp để sẵn sàng kết nối đào tạo offline – online đồng thời

• Máy quay phim để sẵn sàng ghi hình

• Thiết bị đấu nối vào máy tính cá nhân giảng viên

6. Có tea-break và người phục vụ

7. Chi phí hợp lý: Đối với đào tạo nội bộ diễn ra thường xuyên thì chi phí hợp lý là một điều rất quan trọng, lưu ý chi phí này còn bao gồm cả nước uống, tea-break… (ở khách sạn 4-5 sao chi phí này thường đắt hơn cả chi phí thuê phòng).

8. Kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng: Điều cuối cùng là, trước khi giảng, giảng viên cũng hoặc đội ngũ chuẩn bị phải set up phòng thật kỹ, chuẩn bị một số thiết bị dự phòng như giắc âm thanh kết nối máy tính với thiết bị đủ dài, bộ chuyển đổi cổng kết nối nếu dùng máy tính Apple Macbook hoặc tương tự…