Những dấu hiệu cho thấy bạn quản trị thời gian chưa hiệu quả

Quản trị thời gian là khái niệm mà nhiều người dành sự quan tâm và muốn nắm bắt. Làm tốt về mặt thời gian bạn sẽ làm tốt được nhiều thứ khác, sống “nhàn” hơn. Nhưng hãy xem bạn có dấu hiệu nào của việc quản lý thời gian của mình kém hiệu quả không nhé!

5 dấu hiệu cho thấy bạn quản trị thời gian kém hiệu quả

Luôn tất bật, bận rộn

Nhiều người vẫn hay nói rằng “Tôi rất bận”, “Tôi không có thời gian”… Nhưng thường đó là những người quản trị thời gian của mình một cách thiếu hiệu quả nên dẫn đến tình trạng thường xuyên rơi vào trạng thái quá bận rộn. Và chính trạng thái này đẩy người ta vào tâm trạng bối rối, căng thẳng hay lo âu vì có quá nhiều công việc quan trọng phải giải quyết.

Nhiều người mang cả việc từ công ty về nhà để làm. Nhiều lúc bạn cảm thấy kiệt sức và bực bội. Bạn luôn hứa hẹn với bản thân rằng ngày mai sẽ giải quyết hết những công việc. Nhưng ngày mai đến, mọi thứ vẫn vậy và bạn vẫn trong guồng quay của sự bận rộn, tất bật dù rằng phải thừa nhận cùng từng ấy nhiệm vụ nhưng có đồng nghiệp giải quyết nhanh gọn.

Công việc dở dang, thiếu hiệu quả

Những nhiệm vụ, công việc thường xuyên không được hoàn thành trọn vẹn và trở nên dở dang. Bạn cảm thấy rõ ràng những công việc đó bạn hoàn toàn có thể giải quyết chúng trong một thời gian nhất định và nhanh gọn. Nhưng sự thực là bạn không thể giải quyết nó xong xuôi vì trì hoãn vì những thứ ngắt quãng vào nhiệm vụ chính của mình.

Vội vàng, bỏ qua các chi tiết, công việc

Vì không thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả nên khi thực hiện các công việc, bạn trở nên vô cùng bận rộn, quá gấp đến hạn chót bạn sẽ vội vàng, bỏ qua các chi tiết và có thể gặp nhiều hơn các sai sót trong công việc của mình.

Thậm chí, bạn hoàn toàn có thể bỏ qua cả một nhiệm vụ, công việc của mình mặc dù nhìn bề ngoài có thể thấy bạn vô cùng chăm chỉ, nỗ lực.

Không biết bắt đầu từ đâu

Hẳn rất nhiều người gặp vấn đề này và bạn cũng sẽ không dưới một lần đứng trước các công việc của mình. Bạn đứng im và suy nghĩ xem nên bắt đầu công việc từ đâu trước. Điều đó cho thấy việc quản lý thời gian của bạn có vấn đề. Việc không biết bắt đầu từ đâu sẽ gây ra việc lãng phí nhiều thời gian. 

Tranh thủ được khoảng thời gian nghĩ xem mình nên làm gì trước tiên, nếu biết cách quản trị thời gian thì bạn hoàn toàn có thể làm nhiều công việc trong thời khắc đó. Nếu là các dự án nhỏ, không quá khẩn cấp thì bạn còn có thể thong dong suy nghĩ về việc làm gì đầu tiên, nhưng nếu là dự án lớn, quan trọng và đặc biệt khẩn cấp thì bạn có thể trở thành làm lỡ nhịp trong công việc của chính mình.

Những lý do khiến bạn quản trị thời gian không hiệu quả

Không lên kế hoạch

Đây là lý do của rất nhiều người. Theo nguyên lý 80/20 của Pareto thì có thể hiểu rằng việc lên kế hoạch là 20% quyết định 80% hiệu quả những công việc sau đó. Nhưng nhiều người đã bỏ qua việc này nên gây ra một sự rối loạn, không biết bắt đầu từ đâu trong công việc của mình.

Bám sát kế hoạch là cách để bạn quản trị thời gian của mình hiệu quả nhất. Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian đồng thời bạn cũng không quên được bất cứ một nhiệm vụ hay công việc nào của mình cả. 

Không biết cách ưu tiên

Không biết cách ưu tiên công việc cũng cho thấy sự kém hiệu quả trong việc quản trị thời gian, phân bổ thời gian của bạn. Hãy tưởng tượng thế này, bạn có rất nhiều danh sách công việc, tất cả đều cần bạn hoàn thành nhưng khi lúc sếp hỏi bạn về một vấn đề nào đó thì bạn lại lúng túng vì việc đó chưa làm mà sếp của bạn lại cần luôn.

Điều đó cho thấy, việc không biết cách ưu tiên công việc nào quan trọng, việc nào cần gấp thì bạn cũng sẽ phân bổ thời gian của mình chưa hợp lý. Có những công việc bạn lại dành quá nhiều thời gian cho nó, có những việc thì chưa thật sự cần bạn lại dành thời gian làm nó trước.

Không biết nói “Không”

Nhiều người rất hay cả nể những người xung quanh mình, cấp trên hay đồng nghiệp nhờ vả là làm luôn, không nghĩ ngợi gì dù trước mắt là các nhiệm vụ, công việc cần bạn hoàn thành gấp.

Việc không biết cách nói “Không” sẽ khiến bạn trở nên tốn thời gian cho những việc không phải của mình. Nếu như đồng nghiệp hay cấp trên đưa cho bạn những nhiệm vụ không phải của bạn hoặc bạn không thực sự giỏi điều đó, thì hãy mạnh dạn nói “Không”, sẽ tiết kiệm cho bạn thời gian vô cùng lớn.

Làm nhiều việc một lúc

Nhiều người có thói quen làm nhiều việc một lúc. Nhưng điều đó không tốt một chút nào vì não chúng ta không thể làm việc đa nhiệm. Điều đó khiến bạn trở nên bị ngắt quãng công việc khá nhiều. Đồng thời, đa nhiệm cũng dễ khiến bạn mất tập trung, làm sai hay nhầm lẫn. Và nếu việc quay trở lại sửa chữa những vấn đề cũng trở nên tốn kém thời gian vô cùng.

Trì hoãn

Bạn có bao giờ có việc làm hôm nay nhưng quyết định để sang ngày mai không?

Bạn có việc tháng này mãi tháng sau mới tiến hành không?

Rồi đến một ngày khi đến hạn chót của công việc, bạn mới tất bật, vội vàng đi làm. Đó chính là kết quả của việc bạn trì hoãn không làm những điều bạn cần làm luôn. Trì hoãn chính là kẻ thù trong việc quản trị thời gian. Bỏ thói quen trì hoãn là bạn đang tiết kiệm thời gian cho chính mình.

Kỹ năng và công cụ giúp bạn quản trị hiệu quả

Lên kế hoạch với mô hình SMART

Thiết lập kế hoạch chính là yếu tố đầu tiên để bạn hoàn thành được các mục tiêu, nhiệm vụ của mình. Từ đó việc quản trị thời gian sẽ trở nên hiệu quả và bạn sẽ cảm thấy thoải mái, an nhàn hơn. Bạn có thể thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch của mình với mô hình Smart.

S – Specific: Cụ thể: Xác định những mục tiêu của mình một cách cụ thể, chi tiết. Bạn càng chi tiết nó càng dễ thực hiện

M – Measurable: Đo lường: Hãy xác định các tiêu chí cũng như cách thức để bạn đo lường được việc thực hiện mục tiêu của mình.

A – Achievable: Đặt mục tiêu nhưng phải khả thi. Đặt mục tiêu quá sức hay quá thấp bạn sẽ lại tốn thời gian điều chỉnh nó.

R – Relevant: Sự tương quan: Các công việc bạn đưa ra cần phải liên quan đến mục tiêu mà mình nhắm đến

T – Time: Thời gian thực hiện: Đây chắc chắn sẽ là mục bạn cần lưu tâm vì tiến độ thực hiện của bạn cần sắp xếp thời gian một cách hợp lý

Mô hình Quan trọng  – Khẩn cấp

Quan trọng – Khẩn cấp: Phần này dành cho những công việc mà bạn đã rất gấp gáp và cực kỳ quan trọng, bạn hãy giải quyết chúng đầu tiên để kịp tiến độ.

Không quan trọng – Khẩn cấp: Nếu công việc không quá quan trọng nhưng khẩn cấp thì bạn có thể giải quyết nó một cách nhanh chóng hoặc nhờ sự giúp đỡ để giải quyết vấn đề.

Không quan trọng – Không khẩn cấp: Phần này bạn hoàn toàn có thể bỏ qua những thứ không cần thiết vì nó không có gì là gấp gáp hay quan trọng để ảnh hưởng tới cuộc sống của bạn.

Quan trọng – Không khẩn cấp: Phần này có thể được coi là phần tối ưu nhất, bạn sẽ có thời gian để chuẩn bị những thứ quan trọng mà chưa gấp. Nếu chuyển hoá được dần các vấn đề công việc của bạn qua phần này thì những deadlines ay công việc của bạn chắc chắn sẽ nhẹ nhàng và ít áp lực rất nhiều.

Lời kết

Hy vọng với 2 mô hình, công cụ trên, việc quản trị thời gian của bạn sẽ trở nên hiệu quả và hợp lý hơn. Tìm thấy nguyên nhân khiến bạn lãng phí thời gian thì hãy nhanh chóng bỏ qua nó bạn nhé!

Xem thêm: Quản trị thời gian hiệu quả để sống cuộc đời hạnh phúc