Kỹ năng lãnh đạo quản lý để đối phó với sự kháng cự

Trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp ngày càng có sự thay đổi về nhiều mặt trong nghiệp. Mỗi sự thay đổi này, có thể gặp sự phản kháng lớn nhỏ từ những đối tượng khác nhau. Chính vì thế, kỹ năng lãnh đạo quản lý trong bối cảnh này thực sự rất quan trọng.

Kỹ năng lãnh đạo quản lý là gì?

Kỹ năng lãnh đạo quản lý có thể định nghĩa là khả năng mà ở đó người lãnh đạo, quản lý có khả năng ảnh hưởng, định hướng, điều hành đội nhóm nhân sự, thành viên của mình để thực hiện, hành động đạt được mục đích, mục tiêu chung của doanh nghiệp, tổ chức. 

Kỹ năng này không phải ngày một ngày hai có được luôn mà thay vào đó, nó cần được học tập, rèn luyện trải qua kinh nghiệm thực tế để thúc đẩy nhân sự, đội nhóm giải quyết vấn đề, làm việc cùng nhau và tiến tới mục đích cuối cùng. 

Tại sao phải có kỹ năng lãnh đạo quản lý sự kháng cự khi doanh nghiệp thay đổi?

Trong bối cảnh VUCA hiện nay, sự thay đổi không chừa lại bất cứ một lĩnh vực, công việc, ngành nghề hay tổ chức, doanh nghiệp, quốc gia nào. Chính vì thế, đứng trước xu thế của thời đại, tổ chức, doanh nghiệp cũng cần thay đổi để trở nên phù hợp, không thụt lùi hay lạc hậu, thay đổi để trở nên tích cực hơn, giúp doanh nghiệp thoát khỏi khủng hoảng hay có thể biến bại thành thắng.

Tuy nhiên, không phải sự thay đổi nào cũng nhanh chóng được đón nhận hay thậm chí còn nhận lại sự chống cự tương đối lớn từ chính nhân sự, thành viên trong doanh nghiệp đó. Kỹ năng lãnh đạo quản lý tốt sẽ giúp tình trạng này giảm bớt hơn.

Sự kháng cự khi doanh nghiệp thay đổi

Nguyên nhân của sự kháng cự

Một sự thay đổi thường nảy sinh ra hai hướng trái ngược nhau đó là: đi theo hướng thay đổi và kìm hãm sự thay đổi. Ví dụ: Thiết lập một hệ thống đãi ngộ công bằng trong tổ chức có thể tạo ra sự phản đối của nhiều người trước đây đã được hưởng lợi từ chính sách đãi ngộ cũ.

Từ chính sự thay đổi:

Sự kiêu ngạo và hiệu ứng “hào quang”:  Khi phương pháp mới ra đời đồng thời các phương pháp cũ không còn sự hoàn hảo của nó nữa, lúc này những cá nhân chống lại sự thay đổi chính là những người có xu hướng giữ thể diện của mình, những sự thành công “mỹ mãn”, trong đó có thể là các nhà lãnh đạo quản lý “ngủ quên trên chiến thắng” sẽ phản kháng cả sự thay đổi.

Nhận thức khác nhau về hậu quả và kết quả của sự thay đổi: Nếu như người đề xuất ý tưởng là những người nhìn thấy được một tương lai, kết quả tốt đẹp của một sự thay đổi. Ngược lại, những người phản đối hay không đưa ra ý tưởng chính thường nhìn thấy sự thay đổi tạo ra sự xáo trộn, tốn kém hơn là lợi ích. 

Điều này có thể lý giải bởi cách tiếp cận, xử lý thông tin, dữ liệu của từng nhóm đối tượng khác nhau nên dẫn đến sự khác nhau khi đối mặt với sự thay đổi.  

Từ tổ chức:

Cơ cấu tổ chức

Sự ổn định của cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ. Sự ổn định này dường như chính là nguyên nhân dẫn đến sự kháng cự. Trong một tổ chức cứng nhắc, chuyên môn hóa hẹp các công việc, phân chia cấp bậc, quyết định thường được ban hành từ cấp trên và đưa xuống cấp dưới thông qua một cấp trung gian. Những thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới thay đổi thì mọi ý tưởng sẽ bị phủ nhận.

Mặt khác, nhân viên kháng cự vì có thể cấp trên không hiểu biết về công việc của họ. Sự phân chia cấp bậc khiến tính quan liêu và ý thức quyền hạn của nhân viên khó mà thay đổi. Vì thế, cơ cấu tổ chức linh hoạt thì càng tạo điều kiện cho sự thay đổi. 

Văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức là yếu tố ảnh hưởng cốt lõi nhất đối với nội dung thay đổi. Tuy nhiên, đây cũng là yếu tố khó thay đổi nhất. Nền văn hóa linh hoạt là điều kiện để những nếp nghĩ cũ kỹ thay đổi, tìm kiếm những cái mới nhiều hơn. Có thể kể đến, văn hóa chuyên quyền, tập trung hóa ra quyết định là cản trở tất yếu những sáng kiến thay đổi các hình thức dịch vụ cung cấp hành chính công thuận tiện cho người dân.

Giới hạn về nguồn lực

Mỗi sự thay đổi hầu như đều cần tới tài chính, nguồn lực con người và những nguồn lực khác. Nhiều ý tưởng đổi mới không thể thực hiện vì nguồn lực bị giới hạn. Ví dụ như việc thay đổi công nghệ trong doanh nghiệp, điều này cần nguồn lực về mặt tài chính tương đối lớn, ngoài ra, có thể việc áp dụng bị trì hoãn do nhân sự chưa có kỹ năng đối với công nghệ mới này.

Những khoản đầu tư trong quá khứ và hiện tại và những hợp đồng đã ký của tổ chức

Điều này rất dễ hiểu vì một một sự đầu tư trong quá khứ hay những hợp đồng đã ký làm hạn chế tính khả thi của bất kỳ một số thay đổi nào có liên quan. Một sự thay đổi về chính sách, chiến lược phát triển đô thị có thể gây ảnh hướng tới các hợp đồng đã ký về xây dựng cơ sở hạ tầng.

Từ những nguyên nhân này, người quản lý, nhà lãnh đạo sẽ tìm hiểu, tìm ra được các kỹ năng lãnh đạo quản lý phù hợp nhất để giảm thiểu sự kháng cự.

Mức độ và hình thức của kháng cự

Tùy vào những diễn biến tâm lý mà những người kháng cự đi sự thay đổi có những phản ứng khác nhau. Hình thức của nó có thể thấy như: hoài nghi, thụ động, đả kích, vắng mật, đình công, xung đột, tung tin đồng, chậm chạp và hăng hái quá mức để chứng tỏ thay đổi không mang lại kết quả tốt. Các hình thức này có thể ngấm ngầm hoặc công khai, mang tính cá nhân hoặc tập thể.

Ý nghĩa của kỹ năng lãnh đạo quản lý đối với sự phản kháng

Một nhà lãnh đạo có kỹ năng lãnh đạo quản lý tốt, đồng nghĩa với việc biết cách để điều chỉnh, giải quyết các vấn đề có liên quan đến những sự thay đổi của tổ chức. Nếu như muốn doanh nghiệp có sự thay đổi, người quản lý hay lãnh đạo cần triển khai các phương pháp, hành động chứng minh ý nghĩa của sự thay đổi đó.

Đối với sự kháng cự khi thay đổi, nếu lãnh đạo quản lý không tốt dễ dẫn đến tình trạng như hoài nghi, thụ động, đả kích, tung tin đồn,… Điều đó sẽ kéo văn hóa doanh nghiệp đi xuống đồng thời tạo ra những mâu thuẫn bất đồng không đáng có với bên cho rằng mình có lợi và bên cảm thấy bất lợi.

Quản lý lãnh đạo tốt khi sự thay đổi là bắt buộc giúp doanh nghiệp vững vàng đế đón nhận sự thay đổi. Khi khả năng này phát huy một cách hiệu quả, điều đó có thể giúp cho những người cảm thấy bất lợi nhất sau dần sẽ chuyển hóa sang hành động tích cực. Động thái này nhằm góp phần đưa sự thay đổi vào tổ chức một cách dễ dàng hơn đồng thời sẽ có nhiều nguồn lực hơn cho hoạt động thay đổi diễn ra suôn sể.

Kỹ năng lãnh đạo quản lý với sự kháng cự khi doanh nghiệp thay đổi

Trong Quản lý học (NXB Đại học kinh tế quốc dân), đã đưa các kỹ năng lãnh đạo quản lý sau:

• Suy nghĩ về những phản đối

Phản đối là phản ứng tự nhiên của con người để tự bảo vệ mình và là thông tin quan trọng trong quá trình thay đổi. Phản đối không phải là vật cản đường tiến tới sự thay đổi mà là một bước tích cực để tiến tới thay đổi đúng và hiệu quả.

• Giúp nhân viên những bước đầu tiên

Các nhà quản lý cần sử dụng kỹ năng lãnh đạo quản lý sau:

(1) Chấp nhận cảm xúc của mọi người

(2) Lắng nghe những lời kêu ca, phàn nàn, động viên và giúp đỡ, quan tâm đến những người dưới quyền; 

(3) Giáo dục và truyền đạt thông tin, làm cho mọi người yên tâm bằng cách cung cấp thông tin trước khi thực hiện sự thay đổi; chỉ cho họ thấy cái cũ đã lỗi thời và nhất thiết phải chấm dứt, khẳng định kết quả mong đợi, việc mở đường, chứng minh logic và đảm bảo mọi người đều có thông tin sẽ giúp giảm bớt sự phản đối

(4) Cung cấp những nguồn lực cần thiết và ủng hộ họ thực hiện thay đổi

(5) Tạo môi trường thuận lợi để nhân viên tránh sợ hãi và căng thẳng

• Duy trì động lực cho quá trình thay đổi

Các nhà quản lý cần:

1.  Khẳng định tổ chức luôn ủng hộ họ mạo hiểm
2.  Giúp nhân viên khám phá những khả năng có thể của dự thay đổi, cùng thảo luận và phân tích những kỳ vọng thay đổi sẽ giúp nhân viên tăng mức độ sẵn sàng thay đổi
3.  Lôi kéo họ vào quá trình ra quyết định, việc lôi kéo những chịu ảnh hưởng tham gia thiết kế và thực hiện sự thay đổi sẽ làm tăng nhiệt tình của họ đối với sự thay đổi
4.  Thương lượng và thỏa thuận làm giảm bớt những sự kháng cự, thương lượng đòi hỏi bên chống đối chấp nhận cái gì đó để giảm thiểu sự chống đối
5.  Thực hiện quá trình quản lý thay đổi theo nhóm
6.  Cho con người những cơ hội để phát triển cá nhân từ sự thay đổi, nếu các cá nhân cảm thấy ý tưởng và quan điểm của mình được thể hiện trong những nỗ lực thay đổi họ sẽ có xu hướng ít chống đối và dễ tiếp thu hơn

Lời kết

Doanh nghiệp cần có sự thay đổi là tất yếu, thay đổi để phù hợp, để thích ứng và thích nghi trong thời đại luôn luôn biến động. Nhưng không phải thay đổi nào cũng nhận được sự ủng hộ, ngược lại có thể là sự phản kháng. Vì thế kỹ năng lãnh đạo quản lý càng tốt thì cách xử lý càng trở nên tốt hơn.

Xem thêm: Kỹ năng lãnh đạo: Bắt đầu từ bản thân trước