3 kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng cần có 

Kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng gồm các kỹ năng cần có bao gồm: Kỹ năng lập kế hoạch; kỹ năng tổ chức thực hiện kế hoạch; kỹ năng triển khai công việc; kỹ năng tham mưu. Không những vậy, còn có các kỹ năng khác ngoài những kỹ năng cần có của một người lãnh đạo quản lý cấp phòng. Hãy cùng True Success tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Kỹ năng lập kế hoạch 

Lập kế hoạch là một quy trình để lên chiến lược mục tiêu cho tương lai, đưa ra tầm nhìn về kết quả cần đạt của doanh nghiệp , các phương án tối ưu để đạt được mục tiêu. Bởi vậy, đối với lãnh đạo cấp phòng, kỹ năng lập kế hoạch là rất quan trọng và để người lãnh đạo cấp phòng có thể áp dụng tốt kỹ năng này thì người lãnh đạo cần phải xác định được cơ sở lập kế hoạch, yếu tố ảnh hưởng và quy trình lập kế hoạch.

Cơ sở lập kế hoạch

Các cơ sở dưới đây người lãnh đạo cấp phòng nên áp dụng để rèn luyện tốt được kỹ năng lập kế hoạch:

• Căn cứ theo nhiệm vụ, chức năng, phạm vi quyền hạn.
• Căn cứ theo định hướng công việc của doanh nghiệp đã được xác định.
• Căn cứ theo các chiến lược, kế hoạch ngắn, trung, dài hạn của tổ chức.
• Căn cứ theo thực tế công việc của phòng.
• Căn cứ theo nguồn lực. 

Yếu tố ảnh hưởng 

Trong quy trình lập kế hoạch luôn có nhiều yếu tố tác động tới chất lượng của kế hoạch. Tuy nhiên, nhìn chung có 2 yếu tố chính tác động tới là: 

Yếu tố chủ quan

• Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của người lập kế hoạch.
• Ảnh hưởng tâm lý của người lập kế hoạch.
• Cách thức thực hiện của công việc của người lập kế hoạch chưa linh động, khoa học, chưa huy động được nhân sự tham gia vào quy trình xây dựng kế hoạch.

Yếu tố khách quan

• Sự thay đổi kế hoạch định hướng, điều chỉnh mục tiêu từ cấp trên.
• Sự thay đổi của hệ thống và hệ thống văn bản về tài chính của cả doanh nghiệp.
• Sự ủng hộ từ cấp trên, từ nhân sự và sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên với nhau.
• Các thông tin liên quan tới việc lập kế hoạch.
• Đôi khi, do người lãnh đạo thiếu tầm nhìn nên có thể bị thiếu các nguồn lực cần thiết để phục vụ cho quá trình thực hiện công việc, như là: công nghệ thông tin, số liệu, … 

Quy trình lập kế hoạch 

Để có thể lập kế hoạch, người quản lý cấp phòng cần làm theo các bước dưới đây: 

• Bước 1: Xác định tầm nhìn mục tiêu cần đạt được và các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Bước 2: Tổng hợp lại các nhiệm vụ để tối ưu hóa nguồn lực.
• Bước 3: Xác định nguồn lực thực hiện công việc.
• Bước 4: Thiết lập các bộ phận.
• Bước 5: Phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng cá nhân, phòng ban, tổ chức.
• Bước 6: Quy định về mối quan hệ giữa các nhân sự khi tham gia vào quy trình thực hiện kế hoạch.
• Bước 7: Xác định các rủi ro có thể xảy ra và phương án để hạn chế rủi ro.
• Bước 8: Quy chuẩn thành văn bản, trình bày với Ban lãnh đạo để thực hiện.

Kỹ năng tổ chức thực hiện kế hoạch 

Tổ chức thực hiện kế hoạch là quy trình chuyển kế hoạch thành thực tế bằng việc xác định các kế hoạch thực hiện và tổ chức hành động các kế hoạch đó. Để có thể làm tốt, người quản lý cấp phòng cần nắm chắc những nội dung dưới đây.

Yếu tố ảnh hưởng

Bên cạnh việc thực hiện tốt các kế hoạch thì sẽ có những yếu tố ảnh hưởng:

Yếu tố bên trong tổ chức

• Việc sắp xếp, bố trí nguồn lực chưa kịp thời và phù hợp.
• Năng lực của người thực hiện kế hoạch.
• Việc chỉ đạo, điều hành của ban lãnh đạo chưa được nhất quán.
• Cơ sở vật chất.
• Nội dung kế hoạch chưa đi theo với điều kiện thực tế.

Yếu tố bên ngoài tổ chức:

• Sự thay đổi của văn bản, quyết định của cấp trên.
• Chi phí hoạt động, giá cả thị trường có sự chênh lệch đối với kế hoạch ban đầu.
• Những yếu tố khác: thời gian, ý thức,… 

Quy trình thực hiện kế hoạch

Xác định bố trí nguồn lực

Sau khi kế hoạch được thiết lập thì bắt đầu tiến hành thực hiện kế hoạch, người quản lý cấp phòng phải sắp xếp nguồn lực thực hiện cho hợp lý, nguồn lực gồm: 

• Nhân lực: Nhân sự tham gia vào quy trình hoạt động kế hoạch.
• Tài lực: Nguồn tài chính.
• Vật lực.
• Các nguồn lực khác.

Phân bổ, phối hợp công việc, làm việc nhóm

Để triển khai hoạt động kế hoạch được nhanh chóng và tốt nhất thì người lãnh đạo cần có sự sắp xếp, phân bổ công tác và làm việc nhóm trong bộ phận một cách hợp lý, ăn ý và nhuần nhuyễn nhất.

• Phân công: Khi kế hoạch bắt đầu hoạt động thì người quản lý cần phân bổ công việc cho phó phòng và nhân sự để triển khai hoạt động kế hoạch.
• Phối hợp: Trong quá trình hoạt động, người quản lý có trách nhiệm phối hợp với nhân sự để đạt được kết quả mục tiêu đề ra.
• Làm việc nhóm: Làm việc nhóm với mục đích công việc được hoạt động nhanh chóng và tối ưu nhất.

Theo dõi, kiểm tra, đánh giá

Trong quá trình hoạt động kế hoạch thì việc theo dõi, kiểm tra, đánh giá là việc cần thiết của người quản lý cấp phòng, và việc này giúp quá trình hoạt động hạn chế được những rủi ro không đáng có.

• Theo dõi: là hoạt động thu thập, phân tích thông tin số liệu về tiến độ kế hoạch với mục đích các vấn đề khó khăn được giải quyết kịp thời.
• Đánh giá: là việc định kỳ kiểm tra, đánh giá tiến độ công việc, các kết quả dài hạn, đánh giá về hiệu quả công việc, hiệu suất làm việc để có những điều chỉnh, phương án tối ưu cho các kế hoạch sau.

Báo cáo

Báo cáo là nhiệm vụ thường xuyên của nhân sự thực hiện. Báo cáo giúp người quản lý có thể nắm bắt được cụ thể các thông tin, tiến độ, quy trình thực hiện kế hoạch.

Kỹ năng triển khai công việc

Lên kế hoạch công việc

Một trong những bước quan trọng tạo nên sự thành công hay thất bại của tổ chức chính là việc lên kế hoạch cho công việc ngày, tuần, tháng, năm. Lên kế hoạch và triển khai thực hiện công việc một cách cụ thể giúp nhân sự dễ nắm bắt và không bỏ lỡ công việc. Bên cạnh đó, nó còn thuận lợi cho người lãnh đạo theo dõi tiến độ, thay đổi kịp thời khi có rủi ro xảy ra.

Xác định mục tiêu, yêu cầu

Sau khi lên danh sách các công việc cần làm, người lãnh đạo cần xây dựng mục tiêu phù hợp. Xây dựng mục tiêu giúp mọi thành viên chủ động trong mọi việc. Mục tiêu có thể là thời gian hay kết quả. Tuy nhiên, tránh thiết lập mục tiêu xa rời thực tế, tạo ra sự tốn kém cho tổ chức. Người lãnh đạo có thể sử dụng công thứ SMART để thiết lập mục tiêu:

• S – Specific: Định hướng, tiêu chí rõ ràng, chi tiết cho hoạt động của tổ chức.
• M – Measurable: Đo lường sự hiệu quả của mục tiêu
• A – Achievable: Có thể đạt được, có nghĩa là mục tiêu đề ra phải phù hợp, vừa sức và mang lại được kết quả mong muốn.
• R – Realistics: Mục tiêu phải được xây dựng dựa theo tính thực tế
• T – Time: Thời gian để thực hiện và hoàn thành mục tiêu là bao lâu? 

Xác định thời gian, công việc cần ưu tiên

Ở giai đoạn thứ 3 này, người lãnh đạo cần phải biết sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng cần ưu tiên làm. Những công việc cấp thiết thì sắp xếp hoàn thành trước. Việc sắp xếp công việc quan trọng cần thiết này giúp loại bỏ được những công việc không cần thiết gây lãng phí thời gian cũng như nguồn lực mà không mang lại hiệu quả tối ưu cho công việc cần làm.

Phân bổ nguồn lực

Một trong những việc quan trọng trong quá trình thực hiện kế hoạch đó là phân bổ nguồn lực hợp lý. Sức mạnh của tổ chức nằm ở việc tối ưu nguồn lực mà vẫn đem tới kết quả cao ngay cả khi có thể dùng nguồn lực vào đúng lúc đúng chỗ. Vì vậy, người quản lý cần xác định rõ ràng các nguồn lực tham gia vào việc thực hiện công việc.

Tập trung thực hiện kế hoạch

Để tổ chức có thể  phát triển nhanh và bền vững hơn thì sự tập trung là điều không thể thiếu khi thực hiện kế hoạch. Nhưng, tập trung không có nghĩa là chỉ thực hiện việc của mình hay làm việc theo một quy trình cứng nhắc. Mỗi một bộ phận hay nhân sự cần chú tâm vào các công việc chung và có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Như vậy thì quá trình lập kế hoạch và triển khai mới tối ưu và hiệu quả nhất.

Linh hoạt thực hiện kế hoạch

Việc thiết lập và thực hiện kế hoạch luôn yêu cầu sự linh hoạt. Thực tế và lý thuyết sẽ khác hoàn toàn nhau nên việc thiết lập kế hoạch cũng vậy. Các rủi ro luôn bất ngờ xảy ra xung quanh mà không thể lường trước. Bởi vậy, hãy sắp xếp hợp lý thời gian để có thể kịp thời xử lý các công việc phát sinh. Bên cạnh đó, cần linh hoạt xử lý, tổ chức nên xây dựng các phương án dự phòng.

Kiểm tra, kiểm soát tiến độ

 Đây là một bước không thể thiếu trong quá trình thực hiện công việc nhằm mục đích đánh giá, xem xét công việc có thể hoàn thành đúng tiến độ theo kế hoạch hay không, đảm bảo chất lượng kết quả của công việc.

Tạo động lực làm việc

Chính sách khen thưởng, khích lệ, động viên nhân sự nên được đưa vào trong và sau khi hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Tuy là những hành động nhỏ nhưng có thể nói nó có ảnh hưởng rất lớn tới năng lượng cũng như tinh thần của nhân sự, tiếp thêm năng lượng cho những mục tiêu, kế hoạch tiếp thêm.

Kỹ năng tham mưu

Kỹ năng tham mưu được đánh giá là quan trọng đối với quản lý cấp phòng. Nó là sự tham gia vào quy trình lãnh đạo theo thẩm quyền.

Các nguyên tắc của kỹ năng tham mưu

Một số nguyên tắc của kỹ năng tham mưu đối với lãnh đạo cấp phòng:

• Khi tham mưu phải căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cấp trên giao.
• Tham mưu nhằm triển khai hoạt động được các mục tiêu kế hoạch của tổ chức và của cấp phòng.
• Tham mưu nhưng phải tuân thủ theo pháp luật.

Các kỹ năng để thực hiện kỹ năng tham mưu

Tham mưu đóng vai trò quan trọng và chủ chốt trong việc thực hiện công việc của người quản lý. Việc này diễn ra tốt hay không phụ thuộc nhiều vào việc người quản lý cấp phòng áp dụng kỹ năng vào công tác tham mưu tới đâu. 

Một số kỹ năng thực hiện công tác tham mưu:

• Thu thập xử lý thông tin
• Lựa chọn phương án tối ưu trong công tác tham mưu
• Trình bày
• Thuyết phục

Một số kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng khác

Người lãnh đạo cấp phòng có khả năng áp dụng những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ của mình vào trong việc quản lý, lãnh đạo nhân sự của mình cấp phòng ban. Đó là một trong những yếu tố chủ chốt giúp người quản lý bộc lộ, thể hiện hết năng lực, trình độ của mình.

Một số kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng khác: 

• Tổ chức lập kế hoạch
• Phân công, phối hợp hoạt động
• Tổ chức quy trình giao tiếp, thông tin
• Tổ chức cuộc họp và sự kiện
• Quản trị xung đột
• Thiết lập và thay đổi văn hóa doanh nghiệp
• Ra quyết định
• Dẫn dắt sự thay đổi

Rèn luyện kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng

Bạn đang là quản lý cấp phòng? Bạn chưa biết cách rèn luyện kỹ năng lãnh đạo của mình? Bạn còn đang lo lắng, băn khoăn về cách lãnh đạo của mình? 

Hãy đăng ký tham gia ngay khóa huấn luyện Leadership Quantum Leap – Đột phá  năng lực lãnh đạo để có thể hiểu và rèn luyện được cách lãnh đạo, quản lý nhân sự của mình. 

Khóa huấn luyện sẽ giúp học viên nhận ra những góc khuất, điểm yếu “ chết người” khi làm lãnh đạo và tìm ra được lý do tạo sao kinh doanh mãi mà không hiệu quả.

Khóa học bao gồm: 

• Hiểu và tư duy đúng về nghề lãnh đạo, phong cách lãnh đạo.
• Hiểu và biết cách xây dựng phong cách lãnh đạo hiệu quả cho riêng mình.
• 5 trụ cột và 15 năng lực cốt yếu của người lãnh đạo – điều tạo nên một nhà lãnh đạo xuất sắc.
• Cách xác định vùng thế mạnh và điểm yếu chết người trong lãnh đạo.

Khóa huấn luyện sẽ giúp học viên nhìn nhận bản thân, tự thay đổi để trở thành doanh nhân thành công.

Để hiểu và được tư vấn chi tiết hơn về khóa huấn luyện Leadership Quantum Leap – Đột phá năng lực lãnh đạo, vui lòng liên hệ hotline:  0912604466 – True Success.

Lời kết

Qua bài viết trên, True Success đã giúp bạn tìm hiểu về kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng. Mong bạn sẽ hiểu và áp dụng tốt nhất cho bản thân và doanh nghiệp của bạn!